デスクはすっきり、ワンアクションで必要なものが取り出せるようにしよう!

2018 / 05 / 28
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株式会社キングジム ファイリング研究室 コンサルタント 矢次 信一郎さん、広報室 井村 桃子さん

皆さんは、自分のデスク周りの収納はどのようにしていますか?
BOXにファイルを入れて収納したり、引き出しを使ったり…デスクの造りや仕事内容によって様々な収納方法があると思います。
デスク周りがキレイかどうかで、モチベーションはもちろん仕事の効率も変わってきますよね!しかし、どういった収納法が良いのでしょうか?
今回は、実際にデスク周りをすっきりさせるための整理術とおすすめグッズを株式会社キングジム ファイリング研究室の矢次さんと、株式会社キングジム 広報室の井村さんにお伺いしてきました!

誰が見ても、今自分が何をしているのかが分かるデスクにしよう

おすすめのファイリング法はありますか?

ファイリング研究室コンサルタントの矢次さん

矢次さん
仕掛かりファイリングです。プロジェクトや案件ごとに分けてファイルを作り、ファイルにはタイトルをつけましょう。
情報交換や指示はメールボックスを使うといいですね。一人一つメールボックスを作って、そこに書類や文書を投げ込むというルールを組織やチームの中で作ると良いでしょう。
自分が持っている書類や情報をなるべく少ない状態にしておくことで、その人が不在でもほかの人が書類を見て対応できたり、その人が今何をしているのかが分かります。

井村さん
私はクリアーファイルをBOXファイルに入れて使うことが多いです。BOXファイルに入りきらない量は持たないと決めています。最初すごく書類整理ができなくて、上司にコツを聞いたら「すぐに捨てる。重要な書類は組織として保管しているはずだし、PCにデータとして残っているのなら廃棄しても大丈夫」とアドバイスをいただきました。保管することはもちろん大切ですが、結局大事なものがどこにあるのか分からないと保管している意味はないですよね。
案件が終わらないと捨てられないこともあるので、業務に合わせて捨てています。私は新商品情報はリリースが終わったら捨てると決めていますね。

上手なデスクの使い方を教えてください。

矢次さん
シンプルなデスクにすることです。写真、付せんメモやマスコットフィギュアで机の周りを飾り立てない方が良いです。机の上に何もない方が集中できる人と、何かないと味気なさを感じてしまう人はそれぞれですが、掃除が苦手な人はあまり飾り立てない方が良いと思います。
また、電話やPCはすぐに使えるようにしておきましょう。ファイルや書類をむき出しにしておくとデスク上のスペースが少なくなってしまい、処理すべき業務がはかどりません。
引き出しもワン・アクションの配置になるように、引き出しを開ければすぐに必要なものが使えるように配置しましょう。
出社時は机の上に何もない状態。あるのはPCと電話くらいですね。そこから自分の仕掛りボックスを持ってきて、タスクの優先順に並べておきます。
業務中は仕掛りボックスと現在進行中の書類、筆記用具があるだけの状態です。
仕掛りボックスは業務が終わったら元に戻し、帰るときは机の上は何もない状態にしておきましょう。

デスクまわりを整理する「おすすめアイテム」3選

デスクに置いておくと便利なグッズを教えてください。

井村さん
デスク周りをすっきりさせてくれるグッズと、会議等に出席する際の手荷物をコンパクトにするためのグッズをご紹介します!

フェイバリッツ ボックスファイル(透明)


井村さん
組み立て不要のボックスで、しっかりと自立してくれます。可動式ハンドルが付いているのでこの中に会議に必要な書類や物を入れて、手荷物をコンパクトにまとめて会議に出席することができます。
見出しを書くことができるスペースもあるので、プロジェクトごとにボックスを使い分けることもできます。

品番:FV4903T
価格:1,100円+税
サイズ:A4 ヨコ型
収納幅:100mm
フェイバリッツ ボックスファイル(透明) 商品ページはこちら

電子吸着ボード「ラッケージ」RK10


井村さん
表面に微細な静電気が発生し、糊やテープを使わずにメモや名刺を貼り付けることができます。

品番:RK10
価格:3,000円+税
サイズ:約200(W)×32(D)×322(H)mm
電源:単3形アルカリ乾電池×4本(別売)
動作期間:約9か月
電子吸着ボード「ラッケージ」RK10 商品ページはこちら

ディスプレイボード


井村さん
液晶画面に取り付け、パソコンなどの画面の上を収納スペースにすることができます。取り付ける際に工具が不要なので、簡単に取り付けることができます。デスクの上のスペースを有効活用することができます!

井村さん
パーティションに取り付けると上置き棚としても利用できますので、ご自身のオフィスの形に合わせて使ってみてください!

品番:DB-200 / DB-500
価格:1,900円+税 / 3,500円+税
サイズ:約200(W)×168(D)×39(H)mm / 約500(W)×168(D)×38(H)mm
耐荷量:500g(等分布) / 1kg(等分布)ディスプレイボード 商品ページはこちら

取材を終えて

社会人になって自分のデスクが与えられると、つい自分の好きなもので飾りたくなってしまいますよね。
デスクの上は常にシンプルに、今やっている作業が何なのかが一目でわかるようなデスクにすることが大切です!
自分のタスクを明確にするために、すっきりとした気持ちで作業ができるように、デスク周りの収納を見直してみませんか?

【今回お話を伺ったのは】
株式会社キングジム ファイリング研究室 コンサルタント 矢次 信一郎(やじ しんいちろう)さん
株式会社キングジム 広報室 井村 桃子(いむら ももこ)さん
本社 〒101-0031 東京都千代田区東神田二丁目10番18号
創業 1927年
代表 宮本 彰
株式会社キングジム 公式サイトはこちら
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