【新社会人必見】仕事の効率を上げたいなら、書類整理術を身につけよう!

2018 / 05 / 24
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株式会社キングジム ファイリング研究室 コンサルタント 矢次 信一郎さん

皆さんは普段、書類や文書をどのように管理していますか?多くの人がファイルを使って書類管理をしているのではないでしょうか。
ファイルには多くの種類がありますが、皆さんはどのようにしてファイルを選んでいますか?
実はファイルには各種類によって用途が分かれているんです。

「うまく書類整理をして作業を効率よく進めたい!」と思った編集部は株式会社キングジムのファイリング研究室の矢次さんにファイルの種類とその使い分け方についてお話を伺ってきました!

矢次さん
正しいファイリング法を知ると、オフィスやデスク周りを整理できるだけでなく普段の作業効率もアップしますよ。新社会人の今だからこそ、書類整理法を身につけていきましょう!

情報の形が増えれば増えるほど、ファイルの形も多様化する

そもそもなのですが、ファイルの種類がここまで増えた理由って何ですか?

矢次さん
ファイルは正しい情報をその用途や目的に応じてすぐに取り出して利用するためにあります。情報の形や用途・目的が多様化するとともにファイルの形も変化してきました。

ということは今後もファイルの種類は増え続けるんですね…

矢次さん
ユーザーの負の解消のための商品開発をしている限り、ファイルの可能性はどんどん広がっていきます。

情報にも人間と同じライフサイクルがある!?

上手な書類整理法はありますか?

矢次さん
情報も人間と同じライフサイクルがあります。まずはその情報サイクルを知りましょう。
情報サイクルには【情報が発生する→情報が流通する→情報が活用される→情報が保存される】といった4つの段階があります。上手に書類を整理するためには、それぞれの段階で情報を廃棄できないかを考えましょう。
また、道具は目的を達成するために使うものなので、目的に合わせたファイル選びが必要です。書類が今情報サイクルの中のどの段階にあるのかによってファイルを使い分けましょう。

私は、書類をもらったときに「とりあえずクリアーホルダーに入れておこう!」と思ってしまうのですがそうしているうちに書類がどんどん溜まっていってしまいます…

矢次さん
ホルダーにとりあえず入れるということは書類をなくさないために良いことです。ですが、保管した書類をずっと置いておかないことが大事です。書類を廃棄するかどうかの判断基準に正解はないので、基本的には自分で「保存しておくべきなのか」「今後も見る機会がありそうなのか」ということを考え、今後の段階で必要かどうか判断する必要があります。社内で「この書類は2年保存する」といったルールがあるのであればそれに則った形で保管しましょう。
また、書類を廃棄するだけでなく、それぞれの段階でそれぞれ保管場所やファイルを変えましょう。

情報サイクル別おすすめのファイルの形は何ですか?

矢次さん
情報が発生した段階では、クリアーホルダーやBOXファイルといった投げ込み型のもので保管します。
次の情報の流通段階では部内の共有スペースなどに書類のやり取りをするための「メールBOX」を作るといいですよ。BOXファイルなどに人の名前を書いておき、そこに伝達したい書類を入れる方式で情報伝達をすると良いでしょう。
最後の情報を保存する段階では時系列や番号順、五十音順で保存できるパイプ式ファイルで保管すると情報がバラバラにならずに保管ができます。

すぐに情報サイクルを把握するのは難しく感じてしまうのですが、サイクルを把握できるようになるまではどのように整理すればよいですか?

矢次さん
そうですね。確かにご自身の部署や仕事内容がハッキリと決まるまでは、情報のサイクルだけでなく仕事のサイクルも分からないと思うので、定期的に時間を決めてやってもいいかもしれませんね。
日常の中で書類整理を習慣づけましょう。情報を収集し持ち帰ったら、5~10分でもいいので整理するようにしたほうがいいです。

家の整理と似ていますね。私は何でもかんでも「これって大事なんじゃないか」と思ってしまいます。

矢次さん
そこは割り切って見極めることが大切ですね。経験を積んでいく中で判断基準を身につけていけばいいと思います。判断に迷ったら同じ部署の先輩に聞いてみるのもいいと思いますよ。

新入社員のうちに書類整理法を身に着けておくべきですね。

矢次さん
そうですね。数年後になってから始めようと思ってもなかなかできないものなので、今のうちから書類整理の習慣をつけておくといいですね。

自分の頭の中を整理するためにも書類整理はしないといけないですね。
これまではファイルをデザインで選んでしまい、用途を考えて購入できていなかったです。

矢次さん
用途を理解したうえでファイルを選びましょう。どれだけの頻度で情報を出すのかを考えるとファイル選びがやりやすいです。また、個人で日常的に使用するものは入手しやすく、丈夫で安価なものが良いと思います。

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